Nos applications d'enregistrement et de présence par code QR permettent aux administrateurs de gérer efficacement la participation aux événements et l'adhésion à l'aide de codes QR.
L'enregistrement QR utilise des billets QR uniques qui sont envoyés par courriel aux personnes inscrites après qu'elles ont terminé leur inscription à l'événement. Ces billets peuvent être scannés lors de l'événement pour enregistrer instantanément les participants.
Présence utilise les codes QR des cartes de membre et prend en charge deux types d'événements :
Événements de présence ouverts à tous – aucune inscription préalable n'est requise ; il suffit d'organiser l'événement et de commencer à scanner les cartes de membre.
Événements de présence avec inscription – les participants doivent s'inscrire à l'avance, après quoi leur carte de membre peut être scannée pour confirmer leur présence.
Ces deux outils permettent d'enregistrer la participation de manière rapide, précise et sans contact.
Cliquez sur les sections ci-dessous pour en savoir plus.
L’activation de l’application d’enregistrement QR est simple. Rendez-vous à l’étape 05. Confirmation » dans les “Modifier les paramètres” de votre événement et trouvez la bannière de l’application d’enregistrement QR en haut. Cliquez sur le bouton « CONFIGURER » à droite, ce qui ouvrira une fenêtre contextuelle vous permettant d’activer l’application pour votre événement.
Dans l'onglet « Application d'enregistrement », commencez par cocher la case « Activer l'application d'enregistrement ». Une fois cette option activée, deux options s'affichent : « Scanner des billets QR » et « Scanner des cartes de membre ». Pour utiliser le système d'enregistrement par code QR, sélectionnez « Scanner des billets QR ». En fonction des paramètres de votre événement, vous pourrez alors générer jusqu'à trois types de billets QR :
Types de billets
Billets par personne inscrite
Cette option permet de créer un seul billet par personne inscrite. Elle est idéale pour les événements d’une journée, la délivrance d’accréditations et d’autres scénarios similaires.
Billets d’événements
Ce paramètre est plus personnalisable. Vous pouvez générer des billets en fonction des divisions de votre événement. Les options suivantes sont disponibles :
Billets par division : Génère un billet par division, regroupant toutes les catégories d’âge de cette division en un seul billet.
Billets par division et par catégorie : Génère un ticket séparé pour chaque couplage d’une division avec une catégorie d’âge.
Aucun : Aucun billet ne sera généré pour cette division.
Billets d’achat supplémentaires
Ces billets sont utiles pour les articles achetés en ligne qui doivent être échangés sur place. Par exemple, si votre événement vend des t-shirts, les participants peuvent les commander à l’avance et les réclamer à leur arrivée. Cette option fonctionne également pour les billets de spectateurs qui doivent être scannés au moment de l’enregistrement.
Pour confirmer les billets que vous allez générer pour votre événement, vous pouvez utiliser l’onglet « Visualisation des billets ». Cet onglet vous permet de prévisualiser les billets qui seront générés en fonction des options que vous avez activées dans l’onglet précédent. Cet onglet a pour but d’éliminer toute confusion en fournissant une visualisation claire des types de billets et de leurs détails respectifs, ce qui permet de comprendre plus facilement comment les personnes inscrites recevront leurs billets. Si l’aperçu ne répond pas à vos attentes, vous pouvez revenir en arrière et ajuster les paramètres en conséquence pour vous assurer que les billets sont générés comme vous le souhaitez.
Enfin, une fois que vous êtes satisfait des paramètres, assurez-vous de revenir à l’onglet « Application d’enregistrement » et cliquez sur le bouton vert « SOUMETTRE » pour enregistrer vos modifications.
Note importante
Il est possible d’activer l’application d’enregistrement QR après l’ouverture de l’inscription, mais sachez que le fait de cliquer sur le bouton « SOUMETTRE » enverra immédiatement les billets QR par courriel. Si vous avez plus de 10 inscrits, vos paramètres seront également verrouillés lors de la soumission. Cela vous permet de tester efficacement vos paramètres et l’application d’enregistrement lorsque le nombre de participants est inférieur à 10. Pour modifier vos paramètres une fois qu’ils ont été verrouillés, veuillez nous contacter.
Dans l'application d'enregistrement QR, vous pouvez modifier les informations affichées sur les billets envoyés par courriel, les informations affichées lors du scan d'un billet et les champs visibles dans les tableaux de l'onglet LISTE. Étant donné que chaque type de billet - billet d'inscription, billet d'événement ou billet d'achat supplémentaire - peut nécessiter l'affichage de différents types d'informations, nous vous permettons de personnaliser chacun d'entre eux afin qu'il convienne le mieux possible aux besoins de votre événement.
Pour modifier ces champs visibles, vous pouvez vous rendre à l'étape 05. « Confirmation » sous l'option « Modifier les paramètres » de votre événement et trouver la bannière de l'application d'enregistrement QR en haut de la page. Cliquez sur le bouton « CONFIGURER ».
Dans cette fenêtre, cliquez sur l'onglet « Visualisation des billets » en haut. A partir de là, vous pouvez modifier les champs visibles pour chaque type de billet en cliquant sur les boutons « MODIFIER ».
Dans la nouvelle fenêtre, vous pourrez modifier l'ordre ainsi que sélectionner les champs qui seront visibles dans les différentes sections.
La case à cocher « Courriel » affichera l'option dans les courriels envoyés aux participants lorsqu'ils s'inscrivent à votre événement.
La case à cocher « Scanner » permet d'afficher l'option lorsqu'un administrateur scanne un billet dans l'onglet « SCAN » de l'application d'enregistrement. Cela peut être utile si l'administrateur a besoin de certaines informations de la personne inscrite pour mieux l'aider (ex : afficher le nom de l'article, la couleur et la quantité pour un achat supplémentaire).
Note
Les champs prénom, nom, nom de l'équipe et province apparaîtront automatiquement dans la vue du scanner de billets, à condition que ces options soient activées dans les paramètres de l'événement.
La case à cocher « Liste des administrateurs » permet d'afficher l'option dans l'onglet « LISTE » de l'application d'enregistrement.
Note
Vous pouvez également modifier les champs visibles à partir de l'application d'enregistrement QR en cliquant sur l'onglet « LISTE », en sélectionnant un événement dans le menu déroulant du haut et en cliquant sur le lien « Champs visibles ».
Pour commencer à scanner des billets pour vos événements, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :
Ouvrez l’application : Ouvrez l’application d’enregistrement QR et naviguez jusqu’à l’onglet « SCAN ». Vous pouvez accéder à l’application de différentes manières : dans le menu déroulant MON COMPTE, dans le menu de gauche et dans la page « Voir les inscrits ».
Scannez le code QR : Alignez le code QR dans le cadre du scanner sur l’écran de votre appareil. L’application détectera et lira automatiquement le code QR.
Voir l’information : Une fois scannée, l’application affiche les détails du billet et le statut de l’enregistrement.
Compléter l’enregistrement : Si le billet est valide et que le statut est « En attente », l’application mettra à jour le statut et affichera « Enregistré ». Si le ticket a déjà été utilisé ou est expiré, l’application affichera le statut correspondant pour informer l’utilisateur.
L’application d’enregistrement QR est conçue avec des fonctions de numérisation robustes pour garantir un processus d’enregistrement sûr et efficace. Voici un aperçu des capacités de scannage :
Fonctionnalités
Sécurité
Notre scanner est conçu pour reconnaître et accepter uniquement les codes QR générés par notre système. Cela protège les utilisateurs des codes QR potentiellement malveillants en garantissant que seuls les codes QR valides et spécifiques à l’événement peuvent être scannés et affichés dans l’application.
Détails des billets
En scannant un code QR, l’application affiche des informations essentielles sur le billet, y compris son utilisation (par exemple, session d’événement, achat supplémentaire) et la personne à laquelle il est associé (par exemple, le nom de la personne inscrite). En tant qu’administrateur, vous pouvez choisir les informations qui s’affichent pour chaque type de billet (pour plus d’informations, consultez la section ENREGISTREMENT QR - Modification des billets QR et des champs visibles).
Statut de l’enregistrement
L’application indique également le statut d’enregistrement actuel du billet, fournissant des mises à jour en temps réel pour assurer un suivi précis des participants. Le statut du billet offre les options suivantes :
En attente : Indique que le billet a été envoyé mais qu’il n’a pas encore été utilisé pour l’enregistrement. Ce statut est affiché pour les billets en attente de l’arrivée du participant.
Enregistré : Confirme que le participant s’est bien enregistré à l’aide du billet. Ce statut est mis à jour en temps réel lors de la vérification du billet.
Déjà enregistré : Il signale que le billet a déjà été utilisé pour l’enregistrement, ce qui permet d’éviter les duplications et de garantir une utilisation unique.
Expiré : Indique que le billet n’est plus valable, soit parce que l’événement est terminé, soit parce que la période de validité du billet est dépassée.
Pour accéder à la liste des billets QR de votre événement, ouvrez l’application d’enregistrement QR et naviguez jusqu’à l’onglet « LISTE ». Vous pouvez accéder à l’application de différentes manières : dans le menu déroulant MON COMPTE, dans le menu de gauche et dans la page « Voir les inscrits ».
La fonction Liste de l’application d’enregistrement QR permet aux organisateurs d’événements de gérer et de visualiser toutes les personnes inscrites associées à leurs billets. Voici à quoi ressemble l’interface de gestion de votre liste de billets QR.
1. Sélection de l’événement
Les utilisateurs peuvent sélectionner les billets de l’événement qu’ils souhaitent voir, ce qui rend l’application particulièrement utile pour les organisateurs qui gèrent plusieurs événements. L’application affichera automatiquement les billets de tous les événements qui se déroulent aujourd’hui.
2. Filtre de recherche
Les utilisateurs peuvent filtrer la liste des inscrits en fonction de divers critères tels que le nom de l’inscrit, les épreuves individuelles, les catégories d’âge, le nom de l’équipe/du club et le statut de l’enregistrement (enregistré ou en attente). La fonctionnalité de recherche est ainsi optimisée, ce qui permet de trouver plus facilement des inscrits ou des groupes spécifiques et de rationaliser le processus d’enregistrement.
3. Personnalisation des champs visibles
Les administrateurs peuvent utiliser le lien « Champs visibles » pour personnaliser les informations qui s’affichent sur les billets envoyés par courriel, lorsqu’un billet est scanné et dans la vue en liste. Cela permet d’afficher des informations pertinentes et adaptées aux besoins de l’événement.
4. Champs spéciaux
Dans la vue Liste, trois champs spéciaux sont toujours affichés : Enregistré par, Heure d’enregistrement et Enregistré. Les administrateurs peuvent modifier le statut d’enregistrement d’une personne inscrite directement à partir de la vue Liste en cliquant sur l’icône d’enregistrement.
5. Option de renvoi du billet
Les administrateurs peuvent renvoyer un billet individuel en cliquant sur l’icône de renvoi à côté des détails de la personne inscrite. L’application permet à l’administrateur de saisir une adresse courriel, l’adresse préférée de la personne inscrite étant préremplie pour plus de commodité.
6. Mises à jour en temps réel
L’affichage de la liste se réactualise automatiquement toutes les quelques secondes pour garantir que les informations affichées restent à jour, même si plusieurs personnes scannent les inscrits simultanément.
7. Historique des enregistrements
L'application d'enregistrement par code QR enregistre désormais l'historique complet des scans. Les billets QR peuvent être scannés plusieurs fois, et chaque scan enregistre la date/l'heure, l'administrateur qui l'a scanné et le statut appliqué. Pour afficher l'historique d'une personne, cliquez sur « Afficher l'historique (+) » dans sa rangée. Pour afficher l'historique de tout le monde en même temps, cochez « Afficher tout l'historique des enregistrements ».
8. Onglet Aperçu de l'enregistrement
En haut de la liste des billets QR, vous pouvez choisir entre deux affichages: Affichage liste
et Aperçu des enregistrements
. Utilisez l'affichage liste pour gérer toutes les actions d'enregistrement et les détails pour chaque participant. Utilisez l'aperçu des enregistrements pour obtenir un aperçu rapide de l'activité d'enregistrement de chaque participant pendant la période de l'événement. Dans l'aperçu, vous pouvez survoler ou appuyer sur n'importe quelle icône d'enregistrement pour voir quel billet a été scanné et à quelle heure exactement.
Les organisateurs d’événements peuvent déléguer des responsabilités administratives en accordant à d’autres comptes un accès d’administrateur à l’application d’enregistrement de l’événement. Cette fonction est accessible via la fenêtre contextuelle « Admins » sous l’option « Application d’enregistrement ».
L’utilisation de l’option « Accès partiel » peut s’avérer particulièrement utile pour fournir un accès administrateur à l’application d’enregistrement QR. Par exemple, si vous avez des bénévoles qui enregistrent les athlètes, ils peuvent accéder à l’application d’enregistrement sans avoir besoin d’un accès complet au reste des paramètres de votre événement.
L’application d’enregistrement QR garantit la flexibilité et la facilité de gestion des renvois de billets, que ce soit pour plusieurs personnes inscrites à la fois ou pour des cas individuels. L’application propose deux méthodes pour renvoyer des billets aux personnes inscrites :
Voir la page des inscrits : À partir de la page « Voir les inscrits », vous pouvez renvoyer les billets en sélectionnant les inscrits souhaités et en choisissant l’option « Renvoyer les billets d’enregistrement » dans le menu « Appliquer à la sélection ».
Dans la fenêtre contextuelle, trois options s’offrent à vous :
Paramètres
Envoyer les billets sélectionnés :
Renvoyer des billets d’événement spécifiques ou des billets d’achat supplémentaires.
Envoyer les Billets d’Inscrits :
Renvoyez uniquement les billets des inscrits.
Envoyer tous les billets :
Renvoyer tous les billets associés aux personnes inscrites sélectionnées.
Vue en liste : Dans l’onglet « LISTE » de l’application d’enregistrement QR, vous pouvez renvoyer des billets individuels en cliquant sur l’icône bleue de renvoi à côté des détails de la personne inscrite. Cette action ouvre un champ dans lequel vous pouvez saisir une adresse courriel, le courriel préféré de la personne inscrite étant prérempli pour votre commodité.
Pour activer la fonctionnalité de présence (scannage par carte de membre) pour vos événements, choisissez la méthode qui convient le mieux à votre cas :
Événement ouvert au public
Sur la page d'accueil de l'application d'enregistrement par code QR, cliquez sur le bouton « CRÉER UNE NOUVELLE PAGE D'ENREGISTREMENT ».
Sélectionnez « Créer une page pour vérifier les présences en scannant les cartes de membre Trackie sans inscription préalable. », puis cliquez sur le bouton « L'ÉTAPE SUIVANTE ».
Sur la page suivante, remplissez le formulaire de configuration de l'événement (titre, type d'événement, ville, province, pays, dates), puis cliquez sur « CRÉER UN ÉVÉNEMENT ».
Une fois l'événement ouvert au public est créé, vous pouvez commencer à scanner les codes QR des cartes de membre valides des participants afin d'enregistrer leur présence.
Événements de présence avec inscription
Pour activer les « Événements de présence avec inscription », rendez-vous à l'étape 05. Confirmation dans les paramètres de modification de votre événement. Recherchez la bannière de l'application d'enregistrement par code QR en haut de la page et cliquez sur « Configurer ». Une fenêtre contextuelle s'ouvrira, dans laquelle vous pourrez activer l'application pour votre événement.
Dans l'onglet « Application d'enregistrement », cochez la case « Activer l'application d'enregistrement ».
Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez « Scanner les cartes de membre » (au lieu de « Scanner les billets QR »).
À partir de là, vous aurez la possibilité de « Permettre aux non-inscrits d’être scannés », ce qui peut être utile pour les visites spontanées ou les cours d'essai où l'inscription préalable est optionnelle, mais où vous souhaitez tout de même conserver une trace des participants.
Pour obtenir des instructions générales sur la numérisation des codes QR des cartes de membre, vous pouvez vous reporter à la section ENREGISTREMENT QR - Scanner les billets QR, car les étapes sont en grande partie les mêmes. Cependant, une différence importante avec les événements de présence est que vous devez d'abord sélectionner l'événement de présence spécifique que vous souhaitez suivre avant de commencer toute numérisation. Toutes les données scannées seront enregistrées sous l'événement sélectionné.
Pour obtenir un aperçu du fonctionnement de la fonctionnalité Liste, consultez la section ENREGISTREMENT QR - Gestion de la liste des billets QR. Vous trouverez ci-dessous une liste des fonctionnalités qui diffèrent entre l'enregistrement par code QR et les événements de présence.
Fonctionnalités
Supprimer des entrées
Événement ouvert au public: pour supprimer une personne de votre liste Événement ouvert au public, il suffit de cliquer sur le « X » rouge à côté de son nom.
Événements de présence avec inscription: pour supprimer un participant inscrit, rendez-vous sur la page « Afficher les participants » de l'événement et supprimez-le à partir de là. Si vous avez activé l'option « Autoriser le scan des personnes non inscrites », vous pouvez également supprimer les personnes non inscrites en survolant ou en appuyant sur l'étoile orange à côté de leur nom, puis en cliquant sur le lien « ICI » dans l'info-bulle qui s'affiche.
Filtrage
Événements de présence avec inscription: ce type d'événement comprend une option de filtrage supplémentaire appelée « Par statut d'inscription ». Elle vous permet de filtrer la liste pour n'afficher que les personnes inscrites ou uniquement les personnes non inscrites, selon vos besoins.
Notre générateur de code QR permet aux utilisateurs de créer sans effort un code QR en insérant un lien URL. Ce code peut être téléchargé sous la forme d’un fichier image et utilisé sur divers matériels promotionnels et réseaux sociaux.
Pour commencer à utiliser le générateur de codes QR, il suffit de se rendre sur la page « Services de codes QR » qui se trouve dans le menu de gauche ou dans le menu déroulant « MON COMPTE ». À partir de là, vous pouvez lancer le générateur de codes QR.
Sur cette page, vous pouvez insérer dans le champ de texte n'importe quelle URL pour laquelle vous souhaitez créer un code QR, à condition qu'elle commence par « http:// » ou « https:// ». Une fois que vous avez inséré l'URL souhaitée, cliquez sur le bouton « Générer un code QR » et observez la création immédiate de votre code QR ! Pour enregistrer le code QR sur votre appareil, vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton vert « Télécharger le code QR ».
